Passe meia hora criando este quadro de avisos eficaz com código de cores e você verá imediatamente todas as suas próximas tarefas de redação e suas datas de vencimento: urgentes, futuras e inacabadas.
Os escritores que trabalham em livros têm diretrizes diferentes: enredo, personagens, sinopse, primeiro capítulo, cartas-consulta, esboço e prazo final. Escritores freelance que trabalham em vários projetos podem precisar concluir um lote de artigos, um curso eletrônico, material promocional ou um livro de autoajuda.
Eles também podem precisar publicar ofertas de emprego ou escrever um exemplo de artigo; às vezes, eles precisam atualizar seus blogs ou sites de redes sociais para obter backlinks para seus trabalhos. Todos os redatores criativos provavelmente terão prazos de competição. E quanto aos escritores que ministram workshops ou precisam preparar informações antes de apresentar em uma conferência?
Em um piscar de olhos, a agenda de um escritor pode ficar superlotada e os níveis de estresse dispararem. Desesperados, os escritores procuram um plano de gerenciamento de tempo que lhes diga como lidar com tudo isso.
Um especialista em gerenciamento de tempo irá aconselhá-los a fazer listas e depois classificar as tarefas em ordem de prioridade. O infeliz escritor começa a resmungar sobre os “quatro Ds” e tenta lembrar o que são… Fazer, delegar, descartar e destruir? Ou havia “excluir” e “salvar” em algum lugar? De qualquer forma, havia algo sobre delegação…
Com um gemido, o escritor começa a fazer “listas de tarefas” e tenta classificar as tarefas em ordem de importância. Mas isso não funciona porque embora algumas tarefas possam não ser tão importantes quanto o artigo que você precisa escrever hoje, elas ainda são importantes. Se você não fizer isso, terá que fazer outra coisa mais tarde.
Dicas gerais de gerenciamento de tempo
Quase todos os conselhos de gerenciamento de tempo dizem às pessoas para fazerem listas, removerem o que não é importante, delegarem o que puderem e então priorizar. Este é um bom conselho básico e a maioria das pessoas pode começar a retomar o controle fazendo isso.
E então? Uma folha de papel com uma lista de tarefas geralmente desaparece. Normalmente metade do seu conteúdo é transferido para o dia seguinte. Depois para o próximo. Depois para o próximo. Logo o criador da lista está de volta ao ponto de partida, ainda sobrecarregado de tarefas e sem prazos. Certamente nada vai ajudar?
Um quadro de avisos com código de cores vem em socorro!
Sistema de gerenciamento de tempo codificado por cores
A ideia de usar cores para rastrear os diferentes componentes de um projeto não é nova. A codificação por cores pode ser usada para analisar o equilíbrio do conteúdo nas cenas, categorizar e-mails e classificar tarefas em grupos. A cor funciona porque é muito visual. Um olhar pode dizer às pessoas o que elas precisam saber.
É por isso que esta técnica simples de gerenciamento de tempo funciona tão bem. Os escritores podem dizer rapidamente o que precisa ser feito imediatamente, o que precisa ser feito em breve e o que está em andamento. Tudo que você precisa é de um quadro de avisos simples e um pouco de tinta colorida. Passo a passo veja como funciona.
- Comece fazendo uma lista do que está vencido, vencido ou vencido. Agora jogue fora impiedosamente tudo o que não é importante. Delegue tantas responsabilidades quanto possível, encontrando outra pessoa ou atribuindo responsabilidades a outra pessoa que as cumpra.(Muitas pessoas acreditam que “deveriam” fazer algo quando não o fazem – é apenas um sentimento de culpa colocado sobre elas por outra pessoa.)Se necessário, ligue para editores ou clientes e peça a prorrogação do prazo “impossível”.
- Vai fazer compras. Compre um quadro de avisos de cortiça grande o suficiente para ser dividido em três seções, cada uma das quais pode acomodar uma variedade de notas fixadas com adesivo. Compre também alguns post-its e três potes de tinta do tamanho de um hobby – vermelho, amarelo e azul.
- Divida o quadro de avisos em três colunas largas. Pinte a primeira coluna de vermelho, a segunda de amarelo e a terceira de azul.
- Escreva cada item da sua “lista de tarefas” em um pedaço de papel separado ou em um post-it. A lista deve ficar muito menor do que era – conterá apenas as tarefas que ninguém mais pode concluir.
- Coloque todas as tarefas urgentes na zona vermelha; as tarefas que devem ser concluídas em um futuro próximo estão na zona amarela e todo o resto está na zona “em andamento”. As tarefas da zona vermelha podem ser concluídas em um ou dois dias ou em uma semana. Escreva uma data de vencimento para cada tarefa, se aplicável.
- Revise cuidadosamente todas as tarefas em cada zona e reorganize-as para que fiquem organizadas em ordem de prioridade, com as mais urgentes no topo de cada segmento de cor.(Dica: se duas tarefas urgentes puderem ser concluídas em um curto período de tempo, coloque-as em primeiro lugar. É um grande incentivo psicológico para tirar algo rapidamente da zona vermelha.)
- Trabalhe nas tarefas na zona vermelha. Remova cada um do quadro ao completá-lo. No final do dia, reclassifique as tarefas restantes. Verifique se as tarefas na coluna azul “em breve” devem ser movidas para a zona “urgente”.
Agora repita e repita! Em vez de fazer listas de tarefas, escreva novas tarefas em um bloco de notas e adicione-as à coluna apropriada do seu quadro de avisos. Pendure um quadro de avisos na parede ao lado do computador para que você possa ver rapidamente o que precisa ser feito a seguir. A preocupação com a gestão do tempo será coisa do passado: ser organizado é tão simples quanto adicionar novas tarefas à área apropriada, rastreá-las e movê-las ao longo da linha do tempo.
